Cómo comprimir archivos para archivos adjuntos de correo electrónico (por debajo del límite)

Gmail: 25 MB por correo electrónico (total en todos los archivos adjuntos). Los archivos de más de 25 MB se cargan automáticamente en Google Drive y se comparten como un enlace. Perspectiva: 20 MB para Outlook de escritorio, 34 MB para el cliente web Outlook.com. Correo de yahoo: 25 MB en total. Correo de iCloud: 20 MB, pero Mail Drop puede enviar archivos de hasta 5 GB a través de enlaces temporales de iCloud.

Tenga en cuenta que la codificación de correo electrónico añade aproximadamente un 33 % de gastos generales debido a la codificación Base64. Un límite de 25 MB significa que su archivo real debe tener menos de 18-19 MB para enviarse de manera confiable. Cuando está cerca del límite, esta sobrecarga puede empujarlo incluso si su archivo parece estar por debajo del tamaño máximo.

Las cámaras de los teléfonos inteligentes modernos disparan entre 12 y 50 megapíxeles, produciendo fotografías JPEG de entre 3 y 15 MB cada una. Adjunte cuatro fotos y habrá excedido el límite de Gmail. Los archivos PDF escaneados son otro culpable común: un documento escaneado de 10 páginas a 300 ppp puede ocupar entre 15 y 25 MB. Y los vídeos telefónicos son los peores: un solo minuto de vídeo 4K desde un iPhone ocupa entre 170 y 400 MB, mucho más que cualquier límite de correo electrónico.

Los documentos de Office suelen ser pequeños (documentos de Word de menos de 1 MB, hojas de cálculo de menos de 5 MB) a menos que contengan imágenes incrustadas. Una presentación de PowerPoint con fotografías de alta resolución en cada diapositiva puede alcanzar fácilmente los 50 MB o más.

La compresión ZIP está integrada en todos los sistemas operativos. Ventanas: Seleccione sus archivos, haga clic derecho en Enviar a, Carpeta comprimida (en zip). mac: Seleccione archivos, haga clic derecho, Comprimir. Esto agrupa varios archivos en un único archivo ZIP y aplica compresión. El destinatario puede abrir el ZIP de forma nativa en cualquier computadora moderna.

¿Cuánto espacio ahorra ZIP? Depende completamente del tipo de archivo. Los documentos de texto, hojas de cálculo e imágenes sin comprimir (BMP, TIFF) se comprimen drásticamente, a menudo entre un 50 % y un 80 % más pequeños. Pero los archivos JPEG, PNG, MP3 y vídeos ya están comprimidos y apenas se reducen más en un ZIP (normalmente una reducción del 1 al 5%). Si sus archivos son principalmente fotos o videos, ZIP por sí solo no resolverá el problema.

El enfoque más eficaz para los correos electrónicos con muchas fotografías es reducir el tamaño de la imagen antes de crear un archivo. Una foto de 4000x3000 píxeles mostrada en la pantalla de una computadora portátil solo utiliza aproximadamente 1920x1080 píxeles. Para ver correos electrónicos, cambiar el tamaño a 1920 píxeles en el lado largo reduce el tamaño del archivo entre un 60 y un 75 % sin pérdida visible de calidad en la pantalla. Mantenga la resolución completa solo si el destinatario necesita imprimir las fotografías.

La calidad JPEG también importa. La mayoría de las cámaras ahorran con una calidad del 95-100 %, pero una calidad del 80-85 % es visualmente indistinguible para fines de correo electrónico y produce archivos entre un 40 y un 60 % más pequeños. Combinado con el cambio de tamaño, puede tomar una foto de 12 MB hasta 800 KB, lo suficientemente pequeña como para adjuntar 25 fotos en un solo correo electrónico. Utilice cualquier editor de imágenes o herramienta de cambio de tamaño en línea para procesar por lotes sus fotos antes de adjuntarlas.

Los archivos PDF escaneados suelen tener entre 10 y 30 MB porque cada página se almacena como una imagen de alta resolución. La compresión de PDF puede reducir estos archivos entre un 70 y un 80 % al reducir la resolución de las imágenes y aplicar compresión JPEG a los escaneos incrustados. Un contrato escaneado de 20 MB podría comprimirse a 3 o 4 MB, dentro de los límites del correo electrónico y al mismo tiempo seguir siendo totalmente legible.

Los PDF basados ​​en texto (creados a partir de Word u otras aplicaciones) suelen ser pequeños, pero los PDF con gráficos integrados de alta resolución se benefician de la compresión. La clave es equilibrar el tamaño del archivo con la legibilidad: si el documento necesita imprimirse con alta calidad, una compresión agresiva puede hacer que el texto sea un poco borroso. Para visualización sólo en pantalla, una compresión moderada está perfectamente bien.

Los archivos de vídeo casi nunca caben dentro de los límites de archivos adjuntos de correo electrónico. Un vídeo de 1080p de 1 minuto desde un teléfono suele tener entre 100 y 200 MB. Incluso comprimido agresivamente, superará los 25 MB durante más de unos pocos segundos. Para el vídeo, el correo electrónico es la herramienta totalmente equivocada.

Mejores alternativas para compartir videos: cárguelos en Google Drive, Dropbox o OneDrive y comparta un enlace. Utilice WeTransfer para compartir archivos de forma gratuita hasta 2 GB. Súbelo a YouTube como un vídeo no listado. Si es absolutamente necesario enviar por correo electrónico un videoclip corto, comprímalo a una resolución de 720p a una tasa de bits más baja, pero aun así, mantenga los clips en menos de 15 segundos para que se ajusten a los límites.

Si tiene una colección grande que debe enviarse por correo electrónico (no hay opción para compartir en la nube disponible), puede dividir el archivo en varias partes. 7-Zip (gratuito, de código abierto) puede crear archivos ZIP o 7Z de varias partes: haga clic derecho en sus archivos, luego en 7-Zip, Agregar al archivo y configure "Dividir en volúmenes" en 18 MB (dejando espacio para la codificación de correo electrónico). Esto crea archivos como archive.zip.001, archive.zip.002, etc.

Envíe cada parte en un correo electrónico por separado. El destinatario guarda todas las partes en la misma carpeta y luego abre la primera parte (.001) con 7-Zip o un software similar para extraer el archivo completo. Este enfoque es complicado, pero funciona cuando compartir la nube no es una opción, por ejemplo, en entornos corporativos con servicios externos restringidos.

Para archivos de más de 20 MB, un enlace para compartir en la nube es casi siempre el mejor enfoque. Sube tu archivo a Google Drive, Dropbox o OneDrive, genera un enlace para compartir y pégalo en tu correo electrónico. El destinatario hace clic en el enlace para descargar o ver el archivo. Prácticamente no hay límites de tamaño: Google Drive permite archivos de hasta 5 TB.

Tanto Gmail como Outlook sugieren compartir en la nube automáticamente cuando su archivo adjunto excede el límite. Gmail ofrece subir a Google Drive. Outlook ofrece OneDrive. Estas integraciones hacen que el proceso sea casi perfecto. El destinatario no necesita una cuenta en el mismo servicio: los enlaces para compartir funcionan para cualquier persona con un navegador web.

Al enviar documentos confidenciales por correo electrónico, agregar cifrado a su archivo ZIP proporciona una capa de protección. Utilice 7-Zip para crear un archivo con cifrado AES-256 y una contraseña segura. Comparta la contraseña a través de un canal separado (una llamada telefónica, un mensaje de texto o en persona) nunca en el mismo correo electrónico que el archivo cifrado.

El cifrado ZIP estándar (el tipo integrado en el creador de ZIP nativo de Windows) utiliza un algoritmo de cifrado más antiguo y más débil que se puede descifrar. Utilice siempre 7-Zip o WinRAR con AES-256 para archivos confidenciales. Para convertir entre formatos de archivo, puede utilizar Conversor de ZIP a 7Z de iformat.io para cambiar al formato 7Z, o convertir RAR a ZIP para una compatibilidad más amplia.

Comprime antes de adjuntar: los proveedores de correo electrónico no comprimen tus archivos automáticamente. Cambie el tamaño de las fotografías a la resolución que el destinatario realmente necesita. Utilice la compresión de PDF para documentos escaneados. Envíe vídeos a través de enlaces en la nube, nunca como archivos adjuntos de correo electrónico. Cuando utilice ZIP, recuerde que apenas ayuda con archivos ya comprimidos como fotos JPEG y audio MP3. Para una máxima compresión de archivos mixtos, formato 7Z aprieta más que el ZIP, aunque el destinatario necesita 7-Zip para abrirlo.

El hábito más práctico: si su archivo tiene más de 10 MB, omita el archivo adjunto por completo y use un enlace para compartir en la nube. Es más rápido para usted, más fácil para el destinatario y evita todo el problema del límite de tamaño. Guarde archivos adjuntos de correo electrónico para documentos de menos de 10 MB (contratos, facturas, informes pequeños) donde la conveniencia de tener el archivo directamente en el hilo del correo electrónico supere la molestia de un enlace de descarga.