PDF/A กับ PDF กับ PDF/X: อธิบายรูปแบบไฟล์เก็บถาวรอย่างง่ายๆ
PDF เป็นรูปแบบเอกสารที่ใช้กันอย่างแพร่หลายที่สุดในโลก — แต่ไม่ใช่ว่า PDF ทั้งหมดจะเหมือนกัน เปิด PDF ปกติในอีก 20 ปีข้างหน้า และแบบอักษรอาจหายไป สีอาจเปลี่ยนไป และลิงก์ที่ฝังไว้จะใช้งานไม่ได้ นั่นคือสาเหตุว่าทำไมจึงมีหลายรูปแบบ: PDF/A สำหรับการเก็บถาวรเอกสารที่ต้องยังคงอ่านได้เป็นเวลาหลายทศวรรษ และ PDF/X สำหรับรับรองว่างานพิมพ์จะตรงกับการออกแบบของคุณทุกประการ การเข้าใจความแตกต่างช่วยให้คุณประหยัดจากข้อผิดพลาดอันมีค่าใช้จ่ายสูงในงานด้านกฎหมาย งานจัดเก็บเอกสาร และงานพิมพ์
PDF ปกติ: รูปแบบเอกสารสากล
PDF มาตรฐาน (Portable Document Format) คือรูปแบบประจำวันที่คุณใช้สำหรับสัญญา ใบแจ้งหนี้ การนำเสนอ และรายงาน มันสามารถมีแทบทุกอย่าง: ข้อความ รูปภาพ กราฟิกแบบเวกเตอร์ แบบฟอร์มที่กรอกได้ มัลติมีเดีย JavaScript วัตถุ 3 มิติ และแม้แต่ไฟล์ที่ฝังไว้ ความยืดหยุ่นนี้คือจุดแข็งที่ยิ่งใหญ่ที่สุดและจุดอ่อนที่ยิ่งใหญ่ที่สุด
ปัญหาของ PDF มาตรฐานคือต้องใช้ทรัพยากรภายนอก PDF อาจอ้างอิงแบบอักษรที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณแทนที่จะฝังไว้ อาจมีลิงก์ไปยังเว็บไซต์ภายนอก อาจใช้ฟีเจอร์ที่โปรแกรมอ่าน PDF รุ่นใหม่รองรับ แต่รุ่นเก่าไม่รองรับ PDF ที่อ่านได้อย่างสมบูรณ์ในปัจจุบันอาจแสดงไม่ถูกต้องหรือไม่แสดงเลยบนซอฟต์แวร์หรือฮาร์ดแวร์อื่นในอนาคต
PDF/A: สร้างมาจนถึงทศวรรษที่ผ่านมา
PDF/A เป็นชุดย่อยมาตรฐาน ISO ของ PDF (ISO 19005) ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการเก็บรักษาดิจิทัลในระยะยาว "A" ย่อมาจาก "เอกสารสำคัญ" หลักการสำคัญคือการจำกัดตัวเอง: ไฟล์ PDF/A ต้องมีทุกสิ่งที่จำเป็นในการแสดงเอกสารอย่างถูกต้อง โดยไม่ต้องพึ่งพาภายนอกใดๆ ทั้งสิ้น
สิ่งที่ PDF/A ต้องการ: แบบอักษรทั้งหมดจะต้องฝังอยู่ในไฟล์ ต้องระบุข้อมูลสีทั้งหมดอย่างชัดเจน ข้อมูลเมตาต้องเป็นไปตามมาตรฐาน XMP สิ่งที่ PDF/A ห้าม: ไม่มี JavaScript (อาจทำงานแตกต่างออกไปเมื่อเวลาผ่านไป), ไม่มีการเข้ารหัส (ต้องยังคงเข้าถึงได้), ไม่มีการอ้างอิงเนื้อหาภายนอก, ไม่มีเสียงหรือวิดีโอ, ไม่มีความโปร่งใสใน PDF/A-1 ผลลัพธ์ที่ได้คือเอกสารที่จะมีลักษณะเหมือนเดิมทุกประการไม่ว่าคุณจะเปิดวันนี้หรือในปี 2050
อธิบายเวอร์ชัน PDF/A
PDF/A-1 (ISO 19005-1, 2005) — อ้างอิงจาก PDF 1.4 เวอร์ชันที่เข้มงวดที่สุด ไม่มีความโปร่งใส ไม่มีการบีบอัด JPEG2000 ไม่มีไฟล์ฝังตัว เหมาะสำหรับเอกสารข้อความธรรมดา นี่เป็นเวอร์ชันที่ศาลและหน่วยงานภาครัฐกำหนดกันมากที่สุด
PDF/A-2 (ISO 19005-2, 2011) — อ้างอิงจาก PDF 1.7 เพิ่มการรองรับความโปร่งใส การบีบอัด JPEG2000 และไฟล์แนบที่สอดคล้องกับ PDF/A รองรับลายเซ็นดิจิทัลด้วย ดีกว่าสำหรับเอกสารที่มีองค์ประกอบการออกแบบที่ทันสมัยและเค้าโครงที่ซับซ้อน
PDF/A-3 (ISO 19005-3, 2012) — เหมือนกับ PDF/A-2 แต่อนุญาตให้ฝังไฟล์ในรูปแบบใดก็ได้ (สเปรดชีต Excel, ข้อมูล XML, ไฟล์ CAD) ไฟล์ที่ฝังไว้ไม่จำเป็นต้องเป็นไปตามมาตรฐาน PDF/A มีประโยชน์สำหรับการเก็บถาวรเอกสารโดยแนบแหล่งข้อมูลมาด้วย
PDF/X: ความแม่นยำสำหรับการผลิตงานพิมพ์
PDF/X (ISO 15930) ได้รับการออกแบบมาสำหรับอุตสาหกรรมการพิมพ์เชิงพาณิชย์ "X" ย่อมาจาก "การแลกเปลี่ยน" เช่นเดียวกับการแลกเปลี่ยนไฟล์พร้อมพิมพ์ที่เชื่อถือได้ระหว่างนักออกแบบ เอเจนซี่ และร้านพิมพ์ เมื่อคุณส่งไฟล์ PDF/X ไปยังเครื่องพิมพ์ คุณจะรู้ว่าสี แบบอักษร และเค้าโครงจะทำซ้ำได้ตรงตามที่ต้องการ
PDF/X กำหนดให้ฝังแบบอักษรทั้งหมด รูปภาพทั้งหมดต้องมีความละเอียดสูง (โดยทั่วไปคือขั้นต่ำ 300 DPI) และระบุสีในโปรไฟล์ CMYK หรือสีพิเศษ ห้ามใช้สี RGB (ซึ่งไม่ได้แปลเป็นการพิมพ์โดยตรง) รูปภาพความละเอียดต่ำ และแบบอักษรที่ขาดหายไป บางเวอร์ชันจำเป็นต้องมีเครื่องหมายตัดแต่งและพื้นที่ตกขอบเพื่อกำหนด
เมื่อใดจึงควรใช้ PDF ปกติ
ใช้ PDF มาตรฐานสำหรับเอกสารในชีวิตประจำวัน: รายงานภายใน ไฟล์แนบในอีเมล สไลด์ ใบแจ้งหนี้ และเอกสารใดๆ ที่คุณต้องการให้ผู้รับดูบนคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์สมัยใหม่ PDF มาตรฐานยังเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับเอกสารเชิงโต้ตอบที่มีแบบฟอร์มที่กรอกได้ ไฮเปอร์ลิงก์ หรือมัลติมีเดียแบบฝัง หากเอกสารมีอายุสั้น — หลายเดือนหรือไม่กี่ปี — PDF ปกติก็ถือว่าใช้ได้
เมื่อใดจึงควรใช้ PDF/A
เอกสารทางกฎหมาย: ศาลในเขตอำนาจศาลหลายแห่งกำหนดให้ใช้ PDF/A สำหรับเอกสารที่ยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์ ระบบศาลรัฐบาลกลางของสหรัฐอเมริกา (CM/ECF) แนะนำให้ใช้ PDF/A สำหรับการยื่นฟ้องคดี บันทึกของรัฐบาล: หอจดหมายเหตุแห่งชาติทั่วโลกระบุ PDF/A สำหรับการเก็บรักษาบันทึกดิจิทัล การดูแลสุขภาพ: บันทึกผู้ป่วยที่ต้องเก็บรักษาไว้เป็นเวลาหลายสิบปีจะได้รับประโยชน์จากลักษณะความเป็นอยู่ของตัวเองของ PDF/A
การปฏิบัติตามข้อกำหนดขององค์กร: อุตสาหกรรมที่มีข้อกำหนดในการเก็บรักษา (บริการทางการเงิน เภสัชภัณฑ์) ใช้ PDF/A เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารยังคงสามารถอ่านได้ตลอดระยะเวลาการเก็บรักษา การวิจัยทางวิชาการ: มหาวิทยาลัยและสถาบันการวิจัยเก็บสิ่งตีพิมพ์ในรูปแบบ PDF/A เพื่อรับประกันการเข้าถึงในอนาคต หากเอกสารต้องอ่านได้ภายใน 10 ปีขึ้นไป ให้ใช้ PDF/A
เมื่อใดจึงควรใช้ PDF/X
ใช้ PDF/X เมื่อส่งไฟล์ไปยังร้านพิมพ์เชิงพาณิชย์เพื่อการพิมพ์ออฟเซตหรือดิจิทัล ซึ่งรวมถึง: โฆษณานิตยสาร ปกหนังสือ โบรชัวร์ นามบัตร แบนเนอร์ และบรรจุภัณฑ์ หากร้านพิมพ์ขอ "PDF พร้อมพิมพ์" โดยทั่วไปจะหมายถึง PDF/X ตรวจสอบกับเครื่องพิมพ์ของคุณว่าต้องการเวอร์ชันใด — PDF/X-1a (CMYK เท่านั้น เข้ากันได้มากที่สุด) หรือ PDF/X-4 (รองรับความโปร่งใสและการจัดการสี ICC)
วิธีสร้างเอกสาร PDF/A
จาก Microsoft Word: ไปที่ File → บันทึกเป็น → เลือก PDF จากเมนูดรอปดาวน์ประเภทไฟล์ คลิกตัวเลือกหรือตัวเลือกเพิ่มเติม จากนั้นทำเครื่องหมายในช่อง "เป็นไปตามมาตรฐาน PDF/A" หรือ "เป็นไปตามมาตรฐาน ISO 19005-1" คลิกบันทึก จาก LibreOffice Writer: ไปที่ File → ส่งออกเป็น PDF ทำเครื่องหมายที่ตัวเลือก "Archive (PDF/A-1a)" แล้วคลิกส่งออก
จาก Adobe Acrobat Pro: เปิด PDF ใดก็ได้ ไปที่ File → Save As Other → PDF/A เลือกระดับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณ และบันทึก Acrobat ยังสามารถแปลง PDF ที่มีอยู่เป็นรูปแบบ PDF/A และจะเตือนคุณเกี่ยวกับองค์ประกอบใดๆ ที่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด (เช่น แบบอักษรที่หายไปหรือรูปภาพ RGB)
วิธีตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด PDF/A
การสร้างไฟล์ PDF/A ก็เป็นอีกเรื่องหนึ่ง การยืนยันว่าเป็นไปตามมาตรฐานนั้นเป็นอีกเรื่องหนึ่ง veraPDF เป็นเครื่องมือตรวจสอบมาตรฐานอุตสาหกรรม และเป็นซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์สที่ไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้น อัปโหลดไฟล์ PDF/A ของคุณไปที่ veraPDF เลือกระดับความสอดคล้องที่คุณกำหนดเป้าหมาย จากนั้นระบบจะรายงานการละเมิดใดๆ ปัญหาทั่วไป ได้แก่ แบบอักษรที่ไม่ได้ฝัง ช่องว่างสี RGB และช่องข้อมูลเมตาหายไป
การแปลงระหว่างรูปแบบ PDF
ต้องการทำงานกับ PDF ของคุณในรูปแบบอื่นหรือไม่? คุณสามารถ แปลง PDF เป็น DOCX สำหรับการแก้ไขใน Microsoft Word, แปลง PDF เป็น JPG สำหรับแยกหน้าเป็นรูปภาพหรือ แปลง DOCX เป็น PDF เมื่อคุณต้องการแชร์เอกสาร Word เป็นไฟล์รูปแบบคงที่
สิ่งสำคัญที่ควรทราบ: PDF ทั่วไปมีไว้สำหรับการใช้งานในชีวิตประจำวัน PDF/A มีไว้สำหรับการเก็บถาวรระยะยาวซึ่งความสามารถในการอ่านในอนาคตเป็นสิ่งสำคัญ และ PDF/X มีไว้สำหรับการผลิตงานพิมพ์ระดับมืออาชีพที่ซึ่งความถูกต้องของสีเป็นสิ่งสำคัญ คนส่วนใหญ่ต้องการเพียง PDF ธรรมดาเท่านั้น แต่เมื่อเดิมพันสูงขึ้น — การยื่นฟ้องทางกฎหมาย บันทึกถาวร การพิมพ์เชิงพาณิชย์ — การเลือกรูปแบบ PDF ที่เหมาะสมจะช่วยปกป้องเอกสารและงานของคุณ