PDF/A vs PDF vs PDF/X: アーカイブ形式の簡単な説明

標準の PDF (Portable Document Format) は、契約書、請求書、プレゼンテーション、レポートなどに日常的に使用される形式です。テキスト、画像、ベクター グラフィックス、入力可能なフォーム、マルチメディア、JavaScript、3D オブジェクト、さらには埋め込みファイルなど、事実上あらゆるものを含めることができます。この柔軟性が最大の強みであり、最大の弱点でもあります。

標準 PDF の問題は、外部リソースに依存していることです。 PDF は、フォントを埋め込むのではなく、コンピューターにインストールされているフォントを参照する場合があります。外部 Web サイトへのリンクが含まれている場合があります。新しい PDF リーダーではサポートされているが、古い PDF リーダーではサポートされていない機能が使用されている可能性があります。現在完全に読み取れる PDF は、将来、別のソフトウェアまたはハードウェア上で正しく表示されない、またはまったく表示されない可能性があります。

PDF/A は、長期デジタル保存用に特別に設計された PDF (ISO 19005) の ISO 標準化されたサブセットです。 「A」は「アーカイブ」を表します。基本原則は自己完結型です。PDF/A ファイルには、ドキュメントを正しく表示するために必要なものがすべて含まれており、外部の依存関係はまったく含まれていない必要があります。

PDF/A の要件: すべてのフォントをファイルに埋め込む必要があります。すべてのカラー データは明確に指定する必要があります。メタデータは XMP 標準に従う必要があります。 PDF/A で禁止されていること: JavaScript の禁止 (時間の経過とともに動作が異なる可能性がある)、暗号化の禁止 (アクセス可能な状態を維持する必要がある)、外部コンテンツの参照の禁止、オーディオまたはビデオの禁止、PDF/A-1 の透明性の禁止。その結果、今日開いても、2050 年に開いても、まったく同じ外観の文書が作成されます。

PDF/A-1 (ISO 19005-1、2005) — PDF 1.4 に基づく。最も厳密なバージョン。透明度なし、JPEG2000 圧縮なし、埋め込みファイルなし。単純なテキスト文書に適しています。これは、裁判所や政府機関が最も一般的に要求するバージョンです。

PDF/A-2 (ISO 19005-2、2011) — PDF 1.7 に基づく。透明度、JPEG2000 圧縮、PDF/A 準拠の添付ファイルのサポートを追加します。デジタル署名にも対応。最新のデザイン要素や複雑なレイアウトを含むドキュメントに適しています。

PDF/A-3 (ISO 19005-3、2012) — PDF/A-2 と同じですが、あらゆる形式のファイル (Excel スプレッドシート、XML データ、CAD ファイル) の埋め込みが可能です。埋め込みファイル自体は PDF/A に準拠している必要はありません。ソース データが添付されたドキュメントをアーカイブする場合に便利です。

PDF/X (ISO 15930) は商業印刷業界向けに設計されています。 「X」は「交換」を表します。これは、デザイナー、代理店、印刷所の間で印刷準備が整ったファイルを確実に交換することを意味します。 PDF/X ファイルをプリンタに送信すると、色、フォント、レイアウトが意図したとおりに再現されることがわかります。

PDF/X では、すべてのフォントが埋め込まれている必要があり、すべての画像が高解像度 (通常は最低 300 DPI) であり、色が CMYK または特色プロファイルで指定されている必要があります。 RGB カラー (印刷に直接変換されない)、低解像度の画像、フォントの欠落は禁止されています。一部のバージョンでは、トリム マークと裁ち落とし領域を定義する必要があります。

内部レポート、電子メールの添付ファイル、スライドデッキ、請求書、その他、受信者が最新のコンピューターや携帯電話で閲覧する必要がある文書など、日常的な文書には標準の PDF を使用します。標準 PDF は、入力可能なフォーム、ハイパーリンク、または埋め込みマルチメディアを含む対話型ドキュメントにも最適です。ドキュメントの寿命が数カ月または数年と短い場合は、通常の PDF でまったく問題ありません。

法的文書: 多くの管轄区域の裁判所では、電子的に提出された文書に PDF/A を要求しています。米国連邦裁判所システム (CM/ECF) は、訴訟提起に PDF/A を推奨しています。 政府の記録: 世界中の国立公文書館は、デジタル記録の保存に PDF/A を指定しています。 ヘルスケア: 何十年にもわたって保持する必要がある患者記録は、PDF/A の自己完結型の性質の恩恵を受けます。

企業コンプライアンス: 保存要件のある業界 (金融サービス、製薬) は、PDF/A を使用して、保存期間全体にわたってドキュメントを読み続けられるようにしています。 学術研究: 大学や研究機関は、将来のアクセシビリティを保証するために出版物を PDF/A でアーカイブします。文書を 10 年以上読み続けなければならない場合は、PDF/A を使用してください。

オフセット印刷またはデジタル印刷のために商業印刷所にファイルを送信する場合は、PDF/X を使用します。これには、雑誌広告、本の表紙、パンフレット、名刺、バナー、パッケージが含まれます。印刷会社が「印刷可能な PDF」を要求する場合、通常は PDF/X を意味します。 PDF/X-1a (CMYK のみ、最も互換性がある) または PDF/X-4 (透明性と ICC カラー管理をサポート) のどちらのバージョンが優先されるかをプリンターに確認してください。

Microsoft Word から: [ファイル] → [名前を付けて保存] に移動し、ファイル タイプのドロップダウンから PDF を選択します。 [オプション] または [その他のオプション] をクリックし、[PDF/A 準拠] または [ISO 19005-1 準拠] チェックボックスをオンにします。 「保存」をクリックします。 LibreOffice Writer から: [ファイル] → [PDF としてエクスポート] に移動し、[アーカイブ (PDF/A-1a)] オプションをチェックして、[エクスポート] をクリックします。

Adobe Acrobat Pro から: 任意の PDF を開き、「ファイル」→「その他として保存」→「PDF/A」に移動し、準拠レベルを選択して保存します。 Acrobat は既存の PDF を PDF/A 形式に変換することもでき、準拠のために変更する必要がある要素（フォントや RGB 画像が欠落しているなど）について警告します。

PDF/A ファイルを作成することと、それが実際に標準に準拠していることを確認することは別のことです。 veraPDF は業界標準の検証ツールであり、完全に無料でオープンソースです。 PDF/A ファイルを veraPDF にアップロードし、対象とする適合レベルを選択すると、違反があれば報告されます。一般的な問題には、埋め込まれていないフォント、RGB カラー スペース、メタデータ フィールドの欠落などがあります。

他の形式の PDF を操作する必要がありますか?できます PDFをDOCXに変換 Microsoft Wordで編集する場合、 PDFをJPGに変換する ページを画像として抽出するため、または DOCXをPDFに変換 Word 文書を固定レイアウト ファイルとして共有する必要がある場合。

重要なポイント: 通常の PDF は日常使用に適しており、PDF/A は将来の読みやすさが重要な長期アーカイブに適しており、PDF/X は色の精度が重要となるプロの印刷物制作に適しています。ほとんどの人は通常の PDF のみを必要とします。しかし、法的申請、永久記録、商業印刷など、リスクがより高い場合には、適切な PDF バリアントを選択することでドキュメントと仕事を保護できます。