Formülleri Görünür Tutarak (ve Her Şeyi Hizalanmış) Excel'i PDF'ye Dönüştürme

Bir Word belgesinin doğal bir sayfa şekli vardır: 8,5 x 11 inç, metin yukarıdan aşağıya doğru akar. Yazdırdığınızda metnin bittiği yerde sayfa kesmeleri meydana gelir. Bir e-tablonun keyfi olarak geniş ve uzun olabilen bir ızgarası vardır. PDF'ye dışa aktardığınızda, sütunların ve satırların sayfalar arasında nereye bölüneceğine bir şeyin karar vermesi gerekir.

Varsayılan olarak Excel, sayfa şeklini yazıcı ayarlarınıza göre seçer. Aynı e-tablonun farklı makinelerde farklı şekilde dışa aktarılmasının nedeni budur. Bu çalışma kitabında hiç kimse yazdırma ayarlarını yapılandırmadıysa, Excel'in tahmin ettiği her şeyi alırsınız; genellikle kötü.

PDF'ye aktarmadan önce Excel'e tam olarak neleri dahil edeceğinizi söyleyin:

1. PDF'de istediğiniz hücre aralığını seçin.
2. Git Sayfa Düzeni → Yazdırma Alanı → Yazdırma Alanını Ayarla.
3. Şimdi git Dosya → Yazdır PDF'nin nasıl görüneceğini önizlemek için.

Sütunların kesildiğini veya satırların fazladan sayfalara taştığını görürseniz, bunu düzeltmek için üç kolunuz vardır.

En basit çözüm, Excel'e içeriği sığacak şekilde ölçeklendirmesini söylemektir:

1. Sayfa Düzeni → Sığacak Şekilde Ölçekle.
2. Genişliği şu şekilde ayarla: 1 sayfa.
3. Yüksekliği şuna ayarla: 1 sayfa (veya uzun e-tablolar için "Otomatik").

Artık her şey tek sayfaya sığacak şekilde küçülüyor. Dezavantajı: Gerçekten geniş bir e-tabloda "tek sayfaya sığdırmak" metni gereksiz derecede küçültür. 12'den fazla sütunu olan herhangi bir şey için öncelikle yatay yönlendirmeye geçmeyi düşünün (Sayfa Düzeni → Yönlendirme → Yatay).

"Formülleri görünür tut" şeklindeki özel istek genellikle birisinin matematiği denetlemek veya doğrulamak istediği anlamına gelir. Formüllerin hesaplanan sonuçları yerine hücrelerde gösterilmesi için:

1. Excel: Formüller → Formülleri Göster (veya Ctrl + `).
2. Artık her hücre kendi temel formülünü gösteriyor.
3. Normal şekilde PDF'ye aktarın.
4. Daha sonra normal görünüme dönmek için Formülleri Göster seçeneğini kapatın.

Formül görünümü genellikle sütunları daha geniş hale getirir (formüller sonuçlardan daha fazla yer kaplar), bu nedenle yazdırma alanınızı açtıktan sonra yeniden kontrol edin.

Alıcı formülleri doğrulamak istiyorsa, her iki dosyayı da dürüstçe göndermek çoğu zaman doğru yanıttır: Hızlı okuma için PDF, formülleri yerel olarak görmek için tek tek hücrelere tıklayabilmeleri için .xlsx. Hem sayısal bir özeti hem de formül şeffaflığını tek bir PDF'ye sıkıştırmaya çalışmak çoğu zaman her ikisinin de tek başına olmasından daha kötü sonuçlar doğurur.

Birden fazla sayfaya yayılan uzun e-tablolar için, her sayfanın ayrı ayrı okunabilmesi için başlık satırını tekrarlayın:

1. Sayfa Düzeni → Başlıkları Yazdır.
2. "Üstte yinelenecek satırlar" bölümünde başlık satırınızı seçin (genellikle 1. satır).
3. TAMAM.

Artık PDF'nin her sayfası başlık etiketlerinizle başlıyor; okunması bağlamı olmayan bir sayı duvarından çok daha kolay.

Yazdırma alanı, ölçek ve yön ayarlandıktan sonra dışa aktarmanın üç yolu vardır:

1. Excel'in yerleşik PDF dışa aktarımı: Dosya → Farklı Kaydet → PDF. Yukarıdaki yazdırma kurulumunu yaptıktan sonra iyi çalışır.
2. Çevrimiçi Excel'den PDF'ye dönüştürücü: .xlsx dosyasını bırakın, bir PDF alın. Aynı temel sayfa düzeni mantığını kullanır; dolayısıyla XLSX'inizde yazdırma alanı doğru ayarlanmışsa çıktı temiz olur.
3. Dosya → Yazdır → PDF olarak kaydet: genellikle karmaşık e-tablolar için "Farklı Kaydet"ten daha temiz sonuçlar üretir.

PDF'de temiz bir şekilde ortaya çıkanlar:

• Hücre değerleri (sayılar, tarihler, metin).
• Koşullu biçimlendirme (renkler, simge kümeleri, veri çubukları).
• Grafikler (PDF'de statik görüntüler olarak işlenir).
• Hücre sınırları ve gölgeleme.
• Yorumlar – bazen; yazdırma ayarlarınıza bağlıdır.

Neler gelmiyor:

• Formül çubuğu (Formülleri Göster seçeneğini açmadığınız sürece alıcı, temel formülü değil sonucu görür).
• Etkileşimli filtreler ve dilimleyiciler (statik görünümler haline gelir).
• Açıkça etkinleştirilmediği sürece hücre yorumları.
• Gizli sütunlar ve satırlar (dışa aktarmadan önce gizlemediğiniz sürece).

Temiz bir sonuç istiyorsanız Excel'den PDF'ye geçiş tek tıklamayla yapılacak bir işlem değildir. Yazdırma alanını ayarlayın, genişliğe sığdırmayı seçin, geniş e-tablolar için yatay kullanın, uzun e-tablolar için başlık satırlarını tekrarlayın. Formüllerin görünür olmasını istiyorsanız dışa aktarmadan önce Formülleri Göster seçeneğini değiştirin. Bir kez kurduğunuzda, gelecekteki tüm dışa aktarma işlemleri hızlı bir şekilde gerçekleşir.