Cách chuyển đổi Excel sang PDF Giữ các công thức hiển thị (và mọi thứ được căn chỉnh)

Tài liệu Word có hình dạng trang tự nhiên — 8,5 x 11 inch, văn bản chạy từ trên xuống dưới. Khi bạn in nó, ngắt trang sẽ xảy ra khi văn bản hết. Một bảng tính có một lưới có thể rộng và cao tùy ý. Khi bạn xuất sang PDF, phải có điều gì đó quyết định vị trí phân chia các cột và hàng trên các trang.

Theo mặc định, Excel chọn hình dạng trang dựa trên cài đặt máy in của bạn. Đây là lý do tại sao cùng một bảng tính được xuất khác nhau trên các máy khác nhau. Nếu không có ai định cấu hình cài đặt in trên sổ làm việc này, bạn sẽ nhận được bất kỳ dự đoán nào của Excel — thường là rất tệ.

Trước khi xuất sang PDF, hãy cho Excel biết chính xác những gì cần đưa vào:

1. Chọn phạm vi ô bạn muốn trong PDF.
2. đi đến Bố cục trang → Vùng in → Đặt vùng in.
3. Bây giờ đi tới Tệp → In để xem trước bản PDF sẽ trông như thế nào.

Nếu bạn thấy các cột bị cắt hoặc các hàng tràn ra các trang thừa, bạn có ba đòn bẩy để khắc phục điều đó.

Giải pháp đơn giản nhất là yêu cầu Excel điều chỉnh nội dung cho phù hợp:

1. Bố cục trang → Chia tỷ lệ cho vừa.
2. Đặt chiều rộng thành 1 trang.
3. Đặt chiều cao thành 1 trang (hoặc "Tự động" cho bảng tính dài).

Bây giờ mọi thứ co lại để vừa trên một trang. Nhược điểm: trên một bảng tính thực sự rộng, "vừa với một trang" sẽ khiến văn bản trở nên nhỏ bé một cách vô dụng. Đối với bất kỳ nội dung nào có nhiều hơn 12 cột, trước tiên hãy cân nhắc chuyển sang hướng ngang (Bố cục trang → Hướng → Ngang).

Yêu cầu cụ thể "giữ công thức luôn hiển thị" thường có nghĩa là ai đó muốn kiểm tra hoặc xác minh phép toán. Để hiển thị công thức trong ô thay vì kết quả được tính toán:

1. Excel: Công thức → Hiển thị công thức (hoặc Ctrl + `).
2. Bây giờ mọi ô đều hiển thị công thức cơ bản của nó.
3. Xuất sang PDF như bình thường.
4. Sau đó hãy tắt Hiển thị Công thức để trở về chế độ xem bình thường.

Chế độ xem công thức thường làm cho các cột rộng hơn (công thức chiếm nhiều không gian hơn kết quả), vì vậy hãy kiểm tra lại vùng in của bạn sau khi bật nó.

Nếu người nhận muốn xác minh công thức, việc gửi cả hai tệp một cách trung thực thường là câu trả lời đúng: tệp PDF để đọc nhanh, tệp .xlsx để họ có thể nhấp vào từng ô riêng lẻ để xem nguyên bản các công thức. Việc cố gắng ép cả bản tóm tắt bằng số và tính minh bạch của công thức vào một tệp PDF thường tạo ra điều gì đó tồi tệ hơn là chỉ riêng một bản PDF.

Đối với các bảng tính dài trải dài trên nhiều trang, hãy lặp lại hàng tiêu đề để có thể đọc riêng từng trang:

1. Bố cục trang → In tiêu đề.
2. Trong "Hàng lặp lại ở trên cùng", hãy chọn hàng tiêu đề của bạn (thường là hàng 1).
3. ĐƯỢC RỒI.

Giờ đây, mọi trang PDF đều bắt đầu bằng nhãn tiêu đề của bạn — dễ đọc hơn nhiều so với một dãy số không có ngữ cảnh.

Khi vùng in, tỷ lệ và hướng được quay số, có ba cách để xuất:

1. Xuất PDF tích hợp của Excel: Tệp → Lưu dưới dạng → PDF. Hoạt động tốt khi bạn đã hoàn tất thiết lập in ở trên.
2. trực tuyến Trình chuyển đổi Excel sang PDF: bỏ .xlsx, lấy bản PDF. Sử dụng logic thiết lập trang cơ bản tương tự, vì vậy nếu XLSX của bạn có vùng in được đặt chính xác thì đầu ra sẽ sạch.
3. Tệp → In → Lưu dưới dạng PDF: thường tạo ra kết quả rõ ràng hơn "Save As" cho các bảng tính phức tạp.

Những gì được thể hiện rõ ràng trong bản PDF:

• Giá trị ô (số, ngày, văn bản).
• Định dạng có điều kiện (màu sắc, bộ biểu tượng, thanh dữ liệu).
• Biểu đồ (được hiển thị dưới dạng hình ảnh tĩnh trong PDF).
• Đường viền và bóng của ô.
• Bình luận - đôi khi; tùy thuộc vào cài đặt in của bạn.

Điều gì không xảy ra:

• Thanh công thức (người nhận nhìn thấy kết quả chứ không phải công thức cơ bản, trừ khi bạn bật Hiển thị công thức).
• Bộ lọc và bộ cắt tương tác (trở thành chế độ xem tĩnh).
• Nhận xét ô trừ khi được bật rõ ràng.
• Các cột và hàng bị ẩn (trừ khi bạn bỏ ẩn chúng trước khi xuất).

Excel sang PDF không phải là thao tác bằng một cú nhấp chuột nếu bạn muốn có kết quả rõ ràng. Đặt vùng in, chọn vừa với chiều rộng, sử dụng ngang cho bảng tính rộng, lặp lại các hàng tiêu đề cho bảng tính dài. Nếu bạn cần hiển thị công thức, hãy bật Hiển thị công thức trước khi xuất. Thiết lập nó một lần và mọi lần xuất trong tương lai đều nhanh chóng.