كيفية تحويل Excel إلى PDF مع إبقاء الصيغ مرئية (ومحاذاة كل شيء)

يحتوي مستند Word على شكل صفحة طبيعي — 8.5 × 11 بوصة، ويتدفق النص من الأعلى إلى الأسفل. عند طباعته، تحدث فواصل الصفحات حيث ينفد النص. يحتوي جدول البيانات على شبكة يمكن أن تكون عريضة وطويلة بشكل عشوائي. عند التصدير إلى PDF، يجب أن يحدد شيء ما مكان تقسيم الأعمدة والصفوف عبر الصفحات.

بشكل افتراضي، يقوم Excel باختيار شكل الصفحة بناءً على إعدادات الطابعة الخاصة بك. ولهذا السبب يتم تصدير جدول البيانات نفسه بشكل مختلف على الأجهزة المختلفة. إذا لم يقم أحد بتكوين إعدادات الطباعة في هذا المصنف، فستحصل على أي تخمينات لبرنامج Excel - عادةً ما تكون سيئة.

قبل التصدير إلى PDF، أخبر Excel بالضبط بما يجب تضمينه:

1. حدد نطاق الخلايا الذي تريده في ملف PDF.
2. اذهب الى تخطيط الصفحة → منطقة الطباعة → تعيين منطقة الطباعة.
3. اذهب الآن إلى ملف → طباعة لمعاينة الشكل الذي سيبدو عليه ملف PDF.

إذا رأيت أعمدة مقطوعة، أو صفوفًا تتدفق إلى صفحات إضافية، فلديك ثلاث أدوات لإصلاح ذلك.

الحل الأبسط هو إخبار Excel بتوسيع نطاق المحتوى ليناسب:

1. تخطيط الصفحة → مقياس لتناسب.
2. اضبط العرض على 1 صفحة.
3. اضبط الارتفاع على 1 صفحة (أو "تلقائي" لجداول البيانات الطويلة).

الآن يتقلص كل شيء ليناسب صفحة واحدة. الجانب السلبي: في جدول بيانات واسع جدًا، فإن "الملاءمة لصفحة واحدة" تجعل النص صغيرًا بلا فائدة. بالنسبة لأي شيء يحتوي على أكثر من 12 عمودًا، فكر في التبديل إلى الاتجاه الأفقي أولاً (تخطيط الصفحة → الاتجاه → الأفقي).

عادةً ما يعني الطلب المحدد "إبقاء الصيغ مرئية" أن شخصًا ما يريد تدقيق العمليات الحسابية أو التحقق منها. لإظهار الصيغ في الخلايا بدلاً من نتائجها المحسوبة:

1. اكسل: الصيغ → إظهار الصيغ (أو Ctrl + `).
2. الآن تعرض كل خلية صيغتها الأساسية.
3. تصدير إلى PDF كالمعتاد.
4. قم بإيقاف تشغيل إظهار الصيغ بعد ذلك للعودة إلى العرض العادي.

عادةً ما يؤدي عرض الصيغة إلى جعل الأعمدة أوسع (تشغل الصيغ مساحة أكبر من النتائج)، لذا أعد التحقق من منطقة الطباعة بعد تشغيلها.

إذا أراد المستلم التحقق من الصيغ، فغالبًا ما يكون إرسال كلا الملفين هو الإجابة الصحيحة: ملف PDF للقراءة السريعة، و.xlsx حتى يتمكن من النقر فوق الخلايا الفردية لرؤية الصيغ محليًا. إن محاولة ضغط كل من الملخص الرقمي وشفافية الصيغة في ملف PDF واحد غالبًا ما يؤدي إلى شيء أسوأ من أي منهما بمفرده.

بالنسبة لجداول البيانات الطويلة التي تمتد عبر عدة صفحات، كرر صف الرأس بحيث تكون كل صفحة قابلة للقراءة بشكل منفصل:

1. تخطيط الصفحة → طباعة العناوين.
2. في "الصفوف المراد تكرارها في الأعلى"، اختر صف الرأس (عادةً الصف 1).
3. نعم.

الآن تبدأ كل صفحة من ملف PDF بتسميات رأسك - وهي أسهل بكثير في القراءة من قراءة جدار من الأرقام بدون سياق.

بمجرد طلب منطقة الطباعة والمقياس والاتجاه، تتوفر ثلاث طرق للتصدير:

1. تصدير PDF المدمج في Excel: ملف → حفظ باسم → PDF. يعمل بشكل جيد بمجرد الانتهاء من إعداد الطباعة أعلاه.
2. على الانترنت محول اكسل الى PDF: قم بإسقاط .xlsx، واحصل على ملف PDF. يستخدم نفس منطق إعداد الصفحة الأساسي، لذلك إذا كان XLSX الخاص بك قد تم تعيين منطقة الطباعة بشكل صحيح، فإن الإخراج نظيف.
3. ملف → طباعة → حفظ بصيغة PDF: غالبًا ما ينتج عنه نتائج أفضل من "حفظ باسم" لجداول البيانات المعقدة.

ما يأتي بشكل نظيف في ملف PDF:

• قيم الخلايا (الأرقام والتواريخ والنص).
• التنسيق الشرطي (الألوان، مجموعات الأيقونات، أشرطة البيانات).
• الرسوم البيانية (يتم تقديمها كصور ثابتة في ملف PDF).
• حدود الخلية والتظليل.
• التعليقات — في بعض الأحيان؛ يعتمد على إعدادات الطباعة الخاصة بك.

ما لا يأتي من خلال:

• شريط الصيغة (يرى المستلم النتيجة، وليس الصيغة الأساسية، إلا إذا قمت بتبديل إظهار الصيغ).
• عوامل التصفية والقطاعات التفاعلية (تصبح طرق عرض ثابتة).
• تعليقات الخلية ما لم يتم تمكينها بشكل صريح.
• الأعمدة والصفوف المخفية (ما لم تقم بإظهارها قبل التصدير).

لا تعد عملية Excel to PDF عملية بنقرة واحدة إذا كنت تريد نتيجة واضحة. اضبط منطقة الطباعة، واختر الملاءمة مع العرض، واستخدم الوضع الأفقي لجداول البيانات العريضة، وكرر صفوف الرؤوس للجداول الطويلة. إذا كنت تريد أن تكون الصيغ مرئية، فقم بتبديل إظهار الصيغ قبل التصدير. قم بإعداده مرة واحدة وستكون كل عملية تصدير مستقبلية سريعة.