วิธีแปลง Excel เป็น PDF ทำให้มองเห็นสูตรได้ (และทุกอย่างอยู่ในแนวเดียวกัน)

เอกสาร Word มีรูปร่างหน้าที่เป็นธรรมชาติ — 8.5 x 11 นิ้ว ข้อความยาวจากบนลงล่าง เมื่อคุณพิมพ์ ตัวแบ่งหน้าจะเกิดขึ้นบริเวณที่ข้อความหมด สเปรดชีตมีตารางที่สามารถกว้างและสูงได้ตามต้องการ เมื่อคุณส่งออกเป็น PDF บางสิ่งจะต้องตัดสินใจว่าคอลัมน์และแถวจะแยกออกจากกันที่ไหน

ตามค่าเริ่มต้น Excel จะเลือกรูปร่างหน้าตามการตั้งค่าเครื่องพิมพ์ของคุณ นี่คือสาเหตุที่สเปรดชีตเดียวกันส่งออกต่างกันในเครื่องที่ต่างกัน หากไม่มีใครกำหนดการตั้งค่าการพิมพ์ในเวิร์กบุ๊กนี้ คุณจะได้รับสิ่งที่ Excel คาดเดา ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะแย่

ก่อนที่จะส่งออกเป็น PDF ให้แจ้ง Excel อย่างชัดเจนว่าควรรวมอะไรบ้าง:

1. เลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการใน PDF
2. ไปที่ เค้าโครงหน้า → พื้นที่การพิมพ์ → ตั้งค่าพื้นที่พิมพ์.
3. ตอนนี้ไป ไฟล์ → พิมพ์ เพื่อดูตัวอย่างว่า PDF จะมีลักษณะอย่างไร

หากคุณเห็นคอลัมน์ถูกตัดออก หรือแถวล้นไปยังหน้าพิเศษ คุณมีสามวิธีในการแก้ไข

วิธีแก้ปัญหาที่ง่ายที่สุดคือบอก Excel ให้ปรับขนาดเนื้อหาให้พอดี:

1. เค้าโครงหน้า → ปรับขนาดให้พอดี
2. ตั้งค่าความกว้างเป็น 1 หน้า.
3. ตั้งค่าความสูงเป็น 1 หน้า (หรือ "อัตโนมัติ" สำหรับสเปรดชีตขนาดยาว)

ตอนนี้ทุกอย่างย่อขนาดให้พอดีกับหน้าเดียว ข้อเสีย: ในสเปรดชีตที่กว้างมาก "พอดีกับหน้าเดียว" จะทำให้ข้อความมีขนาดเล็กลงอย่างไร้ประโยชน์ สำหรับสิ่งใดที่มีมากกว่า 12 คอลัมน์ ให้พิจารณาเปลี่ยนไปใช้การวางแนวแนวนอนก่อน (เค้าโครงหน้า → การวางแนว → แนวนอน)

คำขอเฉพาะ "เก็บสูตรไว้ให้เห็น" มักจะหมายความว่ามีคนต้องการตรวจสอบหรือยืนยันคณิตศาสตร์ เมื่อต้องการแสดงสูตรในเซลล์แทนผลลัพธ์จากการคำนวณ ให้ทำดังนี้

1. เอ็กซ์เซล: สูตร → แสดงสูตร (หรือ Ctrl + `)
2. ตอนนี้ทุกเซลล์จะแสดงสูตรที่ซ่อนอยู่
3. ส่งออกเป็น PDF ตามปกติ
4. สลับการแสดงสูตรเป็นปิดหลังจากนั้นเพื่อกลับสู่มุมมองปกติ

มุมมองสูตรมักจะทำให้คอลัมน์กว้างขึ้น (สูตรใช้พื้นที่มากกว่าผลลัพธ์) ดังนั้นให้ตรวจสอบพื้นที่พิมพ์ของคุณอีกครั้งหลังจากเปิดใช้งานแล้ว

หากผู้รับต้องการตรวจสอบสูตร การส่งทั้งสองไฟล์โดยสุจริตมักจะเป็นคำตอบที่ถูกต้อง เช่น PDF สำหรับการอ่านอย่างรวดเร็ว หรือ .xlsx เพื่อให้พวกเขาสามารถคลิกเข้าไปในเซลล์แต่ละเซลล์เพื่อดูสูตรได้โดยตรง ความพยายามที่จะบีบทั้งการสรุปที่เป็นตัวเลขและความโปร่งใสของสูตรให้เป็นไฟล์ PDF เดียว มักจะสร้างสิ่งที่แย่กว่าการทำอย่างใดอย่างหนึ่งเพียงอย่างเดียว

สำหรับสเปรดชีตขนาดยาวที่มีหลายหน้า ให้ทำซ้ำแถวส่วนหัวเพื่อให้แต่ละหน้าสามารถอ่านแยกกันได้:

1. เค้าโครงหน้า → พิมพ์ชื่อเรื่อง
2. ใน "แถวที่จะทำซ้ำที่ด้านบน" ให้เลือกแถวส่วนหัว (โดยปกติจะเป็นแถวที่ 1)
3. ตกลง.

ตอนนี้ทุกหน้าของ PDF เริ่มต้นด้วยป้ายกำกับส่วนหัวของคุณ ซึ่งอ่านง่ายกว่ากำแพงตัวเลขที่ไม่มีบริบทมาก

เมื่อหมุนหมายเลขพื้นที่การพิมพ์ ขนาด และการวางแนวแล้ว คุณสามารถส่งออกได้สามวิธี:

1. การส่งออก PDF ในตัวของ Excel: ไฟล์ → บันทึกเป็น → PDF ทำงานได้ดีเมื่อคุณตั้งค่าการพิมพ์ด้านบนเสร็จแล้ว
2. ออนไลน์ โปรแกรมแปลง Excel เป็น PDF: วาง .xlsx รับ PDF ใช้ตรรกะการตั้งค่าหน้าพื้นฐานเดียวกัน ดังนั้นหาก XLSX ของคุณตั้งค่าพื้นที่การพิมพ์อย่างถูกต้อง ผลลัพธ์ก็จะสะอาด
3. ไฟล์ → พิมพ์ → บันทึกเป็น PDF: มักจะให้ผลลัพธ์ที่สะอาดตากว่า "บันทึกเป็น" สำหรับสเปรดชีตที่ซับซ้อน

สิ่งที่เกิดขึ้นอย่างหมดจดใน PDF:

• ค่าของเซลล์ (ตัวเลข วันที่ ข้อความ)
• การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (สี ชุดไอคอน แถบข้อมูล)
• แผนภูมิ (แสดงเป็นภาพนิ่งในรูปแบบ PDF)
• เส้นขอบเซลล์และการแรเงา
• ความคิดเห็น — บางครั้ง; ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าการพิมพ์ของคุณ

อะไรที่ไม่ผ่าน:

• แถบสูตร (ผู้รับจะเห็นผลลัพธ์ ไม่ใช่สูตรที่ซ่อนอยู่ เว้นแต่คุณจะสลับแสดงสูตร)
• ตัวกรองและตัวแบ่งส่วนข้อมูลแบบโต้ตอบ (กลายเป็นมุมมองแบบคงที่)
• ความคิดเห็นของเซลล์ เว้นแต่จะเปิดใช้งานอย่างชัดเจน
• คอลัมน์และแถวที่ซ่อน (เว้นแต่คุณจะยกเลิกการซ่อนก่อนส่งออก)

Excel เป็น PDF ไม่ใช่การดำเนินการเพียงคลิกเดียวหากคุณต้องการผลลัพธ์ที่สะอาดตา ตั้งค่าพื้นที่พิมพ์ เลือกให้พอดีกับความกว้าง ใช้แนวนอนสำหรับสเปรดชีตแบบกว้าง ทำซ้ำแถวส่วนหัวสำหรับสเปรดชีตที่ยาว หากคุณต้องการให้มองเห็นสูตร ให้สลับแสดงสูตรก่อนส่งออก ตั้งค่าเพียงครั้งเดียวและทุกการส่งออกในอนาคตจะรวดเร็ว