เอกสารที่สแกนมีขนาดใหญ่เกินไป? วิธีการบีบอัดโดยไม่สูญเสียความสามารถในการอ่าน
คุณสแกนการ์ด Aadhaar มาร์กชีต และหลักฐานที่อยู่โดยใช้แอปสแกนเนอร์โทรศัพท์ แต่ละหน้าออกมาเป็น PDF ขนาด 3 MB คุณต้องอัปโหลดทั้งหมดไปยังพอร์ทัลของรัฐบาลที่ยอมรับขนาดสูงสุด 500 KB ต่อเอกสาร ตัวเลขไม่รวมกัน และคุณเริ่มคิดว่าคุณต้องการเครื่องสแกนอื่น คุณทำไม่ได้ คุณต้องใช้วิธีอื่นในการวัดขนาดไฟล์
เหตุใดการสแกนจึงมีขนาดใหญ่มาก
เมื่อคุณสแกนเอกสาร (หรือถ่ายภาพด้วยแอปสแกนเนอร์) ผลลัพธ์ที่ได้คือรูปถ่ายของหน้ากระดาษ รูปภาพแบบเต็มหน้าที่ 300 DPI มีขนาดประมาณ 2480 x 3508 พิกเซล ซึ่งเป็นภาพขนาด 8.7 ล้านพิกเซลต่อหน้า แม้จะมีการบีบอัด JPG แต่ละหน้าจะมีขนาด 1-3 MB เอกสาร 10 หน้าจะกลายเป็น 10-30 MB เพื่อการเปรียบเทียบ เนื้อหาข้อความเดียวกันที่พิมพ์ลงในเอกสาร Word จะมีขนาดประมาณ 50 KB
การแก้ไขด่วน: บีบอัด PDF
A คอมเพรสเซอร์ PDF ลดความละเอียดของภาพที่ฝังไว้ในขณะที่ยังคงรักษาโครงสร้างเอกสารโดยรวมเอาไว้ หน้าที่สแกนที่ 300 DPI บีบอัดเป็น 150 DPI จะลดขนาดไฟล์ประมาณครึ่งหนึ่ง เพื่อวัตถุประสงค์ในการดูและอัปโหลดบนหน้าจอส่วนใหญ่ 150 DPI สามารถอ่านได้อย่างสมบูรณ์แบบ คุณเพียงต้องการ 300 DPI ในการพิมพ์
หากพอร์ทัลต้องการไฟล์ที่มีขนาดต่ำกว่า 200 KB คุณอาจต้องการการบีบอัดข้อมูลที่เข้มงวดมากขึ้น ที่ 100 DPI ข้อความยังคงสามารถอ่านได้ แต่รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ (ลายเซ็น ตัวพิมพ์เล็ก) เริ่มจางลง ทดสอบโดยการซูมเข้าในเวอร์ชันบีบอัด — หากคุณสามารถอ่านส่วนสำคัญทั้งหมดได้ก็เพียงพอแล้ว
แนวทางที่ดีกว่า: สแกนอย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น
หากคุณยังไม่ได้สแกนหรือสามารถสแกนซ้ำได้ ให้ปรับการตั้งค่าสแกนเนอร์ของคุณก่อนที่จะสแกน ตั้งความละเอียดเป็น 150-200 จุดต่อนิ้ว แทนค่าเริ่มต้น 300 เลือก ระดับสีเทา แทนสีสำหรับเอกสารข้อความ (สีจะเพิ่มขนาดไฟล์เป็นสามเท่าโดยไม่เกิดประโยชน์กับเอกสารขาวดำ) ใช้ รูปแบบ JPG ที่คุณภาพ 85% แทนที่จะเป็น PNG หรือ TIFF
แอพสแกนโทรศัพท์ เช่น CamScanner, Adobe Scan และ Microsoft Lens มีการตั้งค่า "ขนาดไฟล์" หรือ "คุณภาพ" ฝังอยู่ในเมนูการตั้งค่า โดยทั่วไปการเปลี่ยนคุณภาพจาก "สูง" เป็น "ปานกลาง" จะลดเอาต์พุตลง 60% โดยไม่มีความแตกต่างที่เห็นได้ชัดเจนในการอ่านข้อความ
สำหรับเอกสารข้อความ: OCR เปลี่ยนแปลงทุกอย่าง
หากเอกสารที่สแกนของคุณส่วนใหญ่เป็นข้อความ (ใบรับรอง ตัวอักษร แผ่นมาร์ค) OCR (Optical Character Recognition) จะสามารถแปลงรูปภาพบนหน้าให้เป็นข้อความจริงได้ อ เครื่องมือรูปภาพเป็นข้อความ แยกเนื้อหาข้อความซึ่งคุณสามารถวางลงในเอกสาร Word และบันทึกเป็น PDF ได้ ใบรับรองที่สแกนขนาด 3 MB จะกลายเป็น PDF แบบข้อความขนาด 100 KB
OCR ทำงานได้ดีที่สุดกับข้อความที่พิมพ์ออกมาอย่างชัดเจนและมีความเปรียบต่างที่ดี เนื้อหาที่เขียนด้วยลายมือ ภาพพิมพ์ซีดจาง หรือภาพสแกนที่มีคอนทราสต์ต่ำอาจแปลงไม่ถูกต้อง สำหรับเอกสารประจำตัวรัฐบาลที่คุณต้องการสำเนาภาพที่ถูกต้อง (เช่น Aadhaar หรือ PAN) การบีบอัดมักจะดีกว่า OCR
การสแกนและการรวมหลายหน้า
พอร์ทัลรัฐบาลและใบสมัครของมหาวิทยาลัยมักต้องใช้เอกสารหลายชุด (หลักฐานประจำตัวประชาชน หลักฐานที่อยู่ มาร์กชีต) รวมกันเป็นไฟล์ PDF เดียว การสแกนเอกสารแต่ละฉบับแยกกันและรวมเป็นไฟล์เดียวจะสะอาดกว่าการสแกนทุกอย่างในคราวเดียว สแกนเอกสารแต่ละฉบับ บีบอัด PDF แต่ละไฟล์ให้มีขนาดเป้าหมาย จากนั้นรวมเข้าด้วยกันโดยใช้เครื่องมือผสาน PDF สิ่งนี้ช่วยให้คุณควบคุมคุณภาพของแต่ละส่วนได้มากขึ้น และช่วยให้สามารถคาดเดาขนาดไฟล์สุดท้ายได้
เมื่อรวมเข้าด้วยกัน ให้ตรวจสอบขนาดไฟล์รวมของเอกสารที่รวมเข้าด้วยกัน หากพอร์ทัลมีขีดจำกัดที่เข้มงวด (เช่น 2 MB สำหรับเอกสารทั้งหมดรวมกัน) ให้แบ่งงบประมาณตามเพจของคุณ หน้าที่สแกนสี่หน้าที่ 150 DPI ในรูปแบบ PDF ที่บีบอัด JPG โดยทั่วไปมีขนาดรวมไม่เกิน 1 MB ซึ่งอยู่ภายในขีดจำกัดการอัปโหลดส่วนใหญ่
การอ้างอิงด่วน
แก้ไขด่วน: บีบอัด PDF ที่สแกนเพื่อลดความละเอียดของภาพที่ฝัง ต้องการน้อยกว่า 500 KB? บีบอัดเป็น 150 DPI — ยังคงสามารถอ่านได้บนหน้าจอ ต้องการน้อยกว่า 200 KB? บีบอัดเป็น 100 DPI และใช้ระดับสีเทา ยังไม่ได้สแกนใช่ไหม? สแกนที่ 150-200 DPI ในรูปแบบ JPG ระดับสีเทา เอกสารข้อความ? ใช้ OCR เพื่อแปลงรูปภาพเป็นข้อความ — ไฟล์ที่เล็กลงอย่างมาก กฎทอง: สแกนครั้งเดียวด้วยคุณภาพสูง จากนั้นบีบอัดสำเนาตามข้อกำหนดการอัปโหลดที่แตกต่างกัน