Cách chuyển đổi PDF sang Word mà không làm mất định dạng

Các tài liệu PDF và Word nghĩ về bố cục theo những cách cơ bản khác nhau. Một bản PDF lưu trữ vị trí chính xác của mọi ký tự, dòng và hình ảnh trên trang — giống như một tài liệu in được cố định tại chỗ. Word sử dụng một bố cục dựa trên dòng chảy nơi văn bản được ngắt dòng và chỉnh lại dòng dựa trên kích thước trang và lề.

Chuyển đổi giữa hai cách tiếp cận này cũng giống như dịch thơ giữa các ngôn ngữ - ý nghĩa chuyển nhưng cấu trúc thay đổi. Một số tài liệu chuyển đổi đẹp mắt. Những người khác sụp đổ. Kết quả phụ thuộc hoàn toàn vào cách tạo bản PDF gốc.

Tài liệu văn bản đơn giản với phông chữ tiêu chuẩn và bố cục một cột chuyển đổi gần như hoàn hảo. Thư kinh doanh, bài luận, báo cáo đơn giản và bản thảo thường đơn giản. Các tệp PDF có nhiều văn bản với định dạng tối thiểu là những ứng cử viên chuyển đổi lý tưởng.

Bố cục nhiều cột thường hợp nhất thành một cột duy nhất hoặc tạo ra các hộp văn bản chồng chéo. Bảng phức tạp với các ô được hợp nhất, bảng lồng nhau hoặc định dạng nặng thường xuyên bị hỏng. Tài liệu được quét (là hình ảnh, không phải văn bản) sẽ không có ích gì nếu không có OCR. Phông chữ tùy chỉnh được thay thế, thay đổi khoảng cách ký tự và ngắt trang.

Tải bản PDF của bạn lên Công cụ chuyển đổi PDF sang Word của iformat.io. Công cụ xử lý tài liệu và trả về tệp DOCX. Phương pháp này hoạt động từ mọi thiết bị — điện thoại, máy tính bảng, Chromebook — mà không cần cài đặt phần mềm.

Từ thử nghiệm, các trình chuyển đổi trực tuyến xử lý tốt các tài liệu kinh doanh, báo cáo đơn giản và các tệp PDF nặng văn bản. Đối với các bố cục phức tạp có bảng và hình ảnh, kết quả sẽ khác nhau. Luôn kiểm tra đầu ra trước khi dựa vào nó.

Mở từ → Tệp → Mở → Duyệt → chọn tệp PDF của bạn. Word hiển thị thông báo rằng nó sẽ chuyển đổi PDF. Nhấn OK và chờ đợi. Chất lượng chuyển đổi tốt đối với các tài liệu đơn giản nhưng nó có thể gặp khó khăn với các bố cục phức tạp.

Điều mà hầu hết mọi người bỏ qua: Tính năng chuyển đổi PDF của Word hoạt động tốt nhất với các tệp PDF được tạo ban đầu từ tài liệu Word. Nếu tệp PDF đến từ InDesign, Illustrator hoặc máy quét thì kết quả sẽ khó dự đoán hơn.

Tải tệp PDF lên Google Drive. Nhấp chuột phải → Mở bằng → Google Tài liệu. Google chuyển đổi PDF thành tài liệu có thể chỉnh sửa. Tải xuống dưới dạng DOCX khi hoàn tất. Phương pháp này miễn phí và hoạt động tốt một cách đáng ngạc nhiên đối với các tài liệu nặng về văn bản.

Hạn chế: hình ảnh có thể thay đổi, định dạng phức tạp thường đơn giản hóa và đầu trang/chân trang thường biến mất. Nhưng để trích xuất và chỉnh sửa nội dung văn bản, đây là một trong những lựa chọn dễ tiếp cận nhất.

Adobe Acrobat của Xuất PDF → Microsoft Word tạo ra các chuyển đổi chất lượng cao nhất, đặc biệt đối với các tài liệu phức tạp. Nó bảo tồn bảng, hình ảnh và định dạng tốt hơn bất kỳ công cụ nào khác vì Adobe đã tạo định dạng PDF.

Điểm đáng lưu ý: Acrobat yêu cầu đăng ký ($12,99/tháng cho Acrobat Standard). Nếu bạn thường xuyên chuyển đổi các tệp PDF, nó sẽ tự trả tiền theo thời gian tiết kiệm được. Đối với các chuyển đổi không thường xuyên, các phương pháp miễn phí ở trên hoạt động đủ tốt.

LibreOffice mở các tệp PDF trong ứng dụng Draw của nó. Bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp văn bản và hình ảnh, sau đó xuất dưới dạng DOCX qua Tệp → Lưu dưới dạng → DOCX. Việc chuyển đổi xử lý bố cục khá tốt và hoàn toàn miễn phí.

LibreOffice có sẵn cho Windows, Mac và Linux. Đây là tùy chọn máy tính để bàn miễn phí tốt nhất khi các trình chuyển đổi trực tuyến không phù hợp — ví dụ: với các tài liệu bí mật mà bạn không muốn tải lên bất kỳ máy chủ nào.

Nếu tệp PDF của bạn là bản quét (văn bản thực sự là hình ảnh) thì không có trình chuyển đổi nào có thể trích xuất văn bản trực tiếp. Bạn cần OCR (Nhận dạng ký tự quang học) Đầu tiên. OCR đọc hình ảnh và tạo văn bản có thể chỉnh sửa. Adobe Acrobat bao gồm OCR. Các lựa chọn thay thế miễn phí bao gồm Tesseract (dòng lệnh) và các công cụ OCR trực tuyến.

Độ chính xác của OCR phụ thuộc vào chất lượng quét. Quét sạch, độ phân giải cao ở 300 dpi mang lại độ chính xác hơn 95%. Các bản quét bị mờ, lệch hoặc có độ phân giải thấp có thể cần chỉnh sửa thủ công đáng kể.

Sau khi chuyển đổi, luôn xem lại toàn bộ tài liệu. Bàn: kiểm tra độ rộng cột và các ô đã hợp nhất. Hình ảnh: xác minh vị trí và kích thước. Tiêu đề: áp dụng lại kiểu tiêu đề nếu thay vào đó chúng được chuyển đổi thành văn bản in đậm lớn. Ngắt trang: có thể cần định vị lại bằng tay.

Đối với những tài liệu quan trọng về độ chính xác của định dạng, hãy dành 5-10 phút để dọn dẹp sau khi chuyển đổi. Đối với những tài liệu mà bạn chỉ cần nội dung văn bản, việc chuyển đổi thô thường đủ tốt.

Nếu bạn chỉ cần chỉnh sửa một vài từ, hãy sử dụng trình chỉnh sửa PDF (kể cả những trình miễn phí) thay vì chuyển đổi toàn bộ tài liệu. Nếu bạn cần trích xuất dữ liệu dạng bảng, hãy chuyển đổi PDF sang CSV hoặc Excel. Nếu bạn cần văn bản không có bất kỳ định dạng nào, hãy sử dụng Chuyển đổi PDF sang TXT.

Các tệp PDF văn bản đơn giản có thể chuyển đổi tốt bằng bất kỳ phương pháp nào. Các bố cục phức tạp với bảng, cột và hình ảnh sẽ cần được dọn dẹp sau khi chuyển đổi. Trình chuyển đổi trực tuyến nhanh nhất đối với hầu hết các tài liệu. Trình chuyển đổi tích hợp của Word hoạt động tốt nhất với các tệp PDF ban đầu được tạo bằng Word. Các tệp PDF được quét cần OCR trước khi chuyển đổi. Luôn xem lại kết quả đầu ra - không có công cụ chuyển đổi nào hoàn hảo 100%. Đối với các tài liệu bí mật, hãy sử dụng LibreOffice thay vì các công cụ trực tuyến.