Cách xoay và sửa các trang PDF được quét bị lộn ngược

Có một vài thủ phạm phổ biến. Hướng giấy hỗn hợp trong máy quét. Nếu bạn đang quét báo cáo bao gồm cả trang dọc (văn bản chuẩn) và trang ngang (bảng hoặc biểu đồ rộng), máy quét sẽ xử lý mọi thứ theo cùng một cách. Nó không biết rằng trang 10 được coi là trang nằm ngang. Sự cố của bộ nạp tài liệu tự động. Giấy có thể bị cong hoặc bị lật trong quá trình quét hai mặt. Góc quét điện thoại. Các ứng dụng quét như CamScanner hoặc Adobe Scan cố gắng tự động phát hiện hướng nhưng chúng bị nhầm lẫn bởi các tài liệu không có hướng văn bản rõ ràng — các biểu mẫu, hình ảnh hoặc tài liệu trống ở dạng chữ viết không phải tiếng Latinh.

Kết quả là một bản PDF trong đó hầu hết các trang đều chính xác nhưng một số ít bị xoay 90, 180 hoặc 270 độ. Điều này không chỉ gây khó chịu — nó còn khiến tài liệu trở nên thiếu chuyên nghiệp và khó đọc, đặc biệt nếu bạn gửi nó để đăng ký, nộp hồ sơ pháp lý hoặc giao hàng cho khách hàng.

Cách khắc phục rất đơn giản: sử dụng một Công cụ xoay PDF cho phép bạn chọn các trang cụ thể và xoay chúng một cách độc lập. Tải tệp PDF của bạn lên, xác định trang nào cần xoay, chọn góc xoay (90 độ theo chiều kim đồng hồ, 90 độ ngược chiều kim đồng hồ hoặc 180 độ) và áp dụng. Công cụ chỉ xoay các trang bạn đã chọn trong khi không chạm vào mọi thứ khác.

Đặc điểm chính cần tìm là kiểm soát xoay vòng trên mỗi trang. Các công cụ giá rẻ chỉ cho phép bạn xoay toàn bộ tài liệu — mỗi trang đều quay 90 độ, giúp sửa các trang nghiêng nhưng làm hỏng tất cả các trang đã đúng. Bạn cần một công cụ hiển thị hình thu nhỏ của trang và cho phép bạn chọn từng trang riêng lẻ để xoay.

Đôi khi toàn bộ tài liệu bị sai - mỗi trang đều bị lệch sang một bên hoặc lộn ngược. Điều này xảy ra khi bạn quét với giấy được nạp sai hướng trong toàn bộ lô. Trong trường hợp này, xoay hàng loạt là phương pháp phù hợp: chọn tất cả các trang và áp dụng cùng một góc xoay cho mọi trang cùng một lúc.

Xoay hàng loạt cũng hữu ích khi bạn quét tài liệu ngang. Nếu bạn quét một tập hợp các bảng hoặc bảng tính rộng, chúng thường bị xoay 90 độ. Chọn tất cả các trang và xoay 90 độ ngược chiều kim đồng hồ sẽ sửa toàn bộ tài liệu trong một bước. Nhanh hơn nhiều so với việc xoay từng trang riêng lẻ.

Kịch bản khó khăn nhất là một tài liệu trong đó hầu hết các trang đều ở dạng dọc nhưng một số trang ở dạng ngang (hoặc ngược lại). Báo cáo quý có thể có 15 trang văn bản (dọc) và 3 trang bảng biểu tài chính (ngang). Khi được quét, các trang ngang sẽ được xoay sang dọc (làm cho chúng nằm ngang) hoặc giữ nguyên trong khi các trang dọc lại bị sai.

Việc khắc phục phụ thuộc vào trang nào sai. Nếu chỉ cần xoay một vài trang, hãy mở công cụ xoay PDF, xác định các trang đó từ hình thu nhỏ và chỉ xoay những trang đó. Nếu nhiều trang cần các cách xoay khác nhau, bạn có thể thấy cách này nhanh hơn chia PDF thành các nhóm dọc và ngang, xoay nhóm cần nó, sau đó hợp nhất mọi thứ lại với nhau theo đúng thứ tự trang.

Khi các trang của bạn được định hướng chính xác, hãy dành một phút để tối ưu hóa tệp. Các tệp PDF được quét hầu như luôn lớn hơn mức cần thiết. Chạy tài liệu đã sửa thông qua một Trình nén PDF để giảm kích thước tập tin mà không làm giảm chất lượng. Thông thường, tài liệu được quét 15 MB có thể được nén thành 3-5 MB trong khi vẫn có thể đọc được hoàn toàn.

Đồng thời kiểm tra các trang trống. Máy quét có bộ nạp tài liệu tự động thường tạo ra các trang trống giữa các tài liệu, đặc biệt là khi quét hai mặt trong đó một mặt trống. Xóa mọi trang trống trước khi chia sẻ tài liệu. Một bản PDF sạch sẽ, được định hướng phù hợp và có kích thước hợp lý sẽ phản ánh tốt về bạn cho dù bạn gửi nó cho khách hàng, tòa án hay văn phòng tuyển sinh đại học.

Tất cả các trang nằm ngang (văn bản đọc từ dưới lên trên): Xoay tất cả các trang 90 độ theo chiều kim đồng hồ. Tất cả các trang nằm ngang (văn bản đọc từ trên xuống dưới): Xoay tất cả các trang 90 độ ngược chiều kim đồng hồ. Tất cả các trang lộn ngược: Xoay tất cả các trang 180 độ. Chỉ sai một số trang: Sử dụng lựa chọn trên mỗi trang và xoay riêng lẻ. Kết hợp các trang dọc và ngang: Chia theo hướng, xoay nhóm sai rồi hợp nhất lại với nhau. Các trang hơi cong nhưng không xoay: Đây là sự cố nghiêng, không phải vấn đề xoay - hầu hết các ứng dụng máy quét đều có tùy chọn nghiêng hoặc bạn có thể quét lại với căn chỉnh tốt hơn.