Perangkat File Freelancer — Format yang Diharapkan Setiap Klien dan Cara Pengirimannya
Klien mengatakan "kirimi saya file." Tidak ada format yang ditentukan. Tidak disebutkan ukurannya. Anda telah belajar dari pengalaman yang menyakitkan bahwa ini berarti mereka menginginkan format apa pun yang berfungsi di komputer mereka, dengan ukuran yang tidak menyumbat email mereka, dan tampak persis seperti yang mereka setujui. Inilah cara melakukannya setiap saat tanpa bolak-balik.
Dokumen: PDF Adalah Sahabat Terbaik Anda
Proposal, faktur, laporan, kontrak — selalu dikirimkan dalam bentuk PDF kecuali klien secara khusus meminta format yang dapat diedit. PDF terlihat sama di setiap perangkat, tidak dapat diedit secara tidak sengaja, dan terkesan "profesional". Mengirim dokumen Word berisiko klien melihat format yang rusak karena mereka memasang font berbeda.
Untuk faktur, selalu PDF. Untuk kontrak, PDF dengan kolom tanda tangan jika memungkinkan. Untuk laporan, PDF dengan daftar isi. Untuk proposal — ini penting — simpan sendiri DOCX aslinya dan kirimkan PDF-nya. Jika mereka ingin mendiskusikan perubahan, Anda mengedit DOCX dan mengirimkan PDF baru. Jangan pernah memberikan versi proposal Anda yang dapat diedit kepada klien.
Gambar: Apa yang Harus Dikirim dan Berapa Ukurannya
Untuk penggunaan web (media sosial, situs web, email): JPG dengan kualitas 85%. untuk foto, PNG untuk grafik dengan teks atau transparansi. Ubah ukuran ke dimensi target — jangan mengirim foto lebar 5000 piksel untuk spanduk situs web yang ditampilkan pada 1200 piksel. Itu membuang-buang bandwidth mereka dan sepertinya Anda tidak memahami pengiriman web.
Untuk pencetakan: kirim dengan resolusi tertinggi yang Anda miliki, minimal 300 DPI pada ukuran cetakan akhir. TIFF atau JPG berkualitas tinggi. Untuk logo, selalu sertakan format SVG (vektor) — format ini dapat disesuaikan dengan ukuran apa pun tanpa kehilangan kualitas. Jika klien mengatakan "Saya memerlukan logo untuk kartu nama saya" dan Anda mengirim JPG 200x200 piksel, Anda akan mendapatkan email frustrasi.
Hasil Audio dan Video
Untuk audio (podcast, sulih suara, musik): kirimkan MP3 dengan kecepatan 320kbps untuk distribusi akhir, WAV untuk apa pun yang mungkin perlu diedit lebih lanjut oleh klien. Jika tidak ditentukan, kirimkan keduanya — file master WAV dan MP3 untuk memudahkan pratinjau. Untuk video: MP4 dengan pengkodean H.264 adalah standar universal. Itu diputar di mana-mana. Render pada resolusi yang Anda ambil (biasanya 1080p atau 4K) dan beri tahu klien ukuran file sebelum mengirim — tidak ada yang mau mengunduh file kejutan sebesar 5 GB.
Pertanyaan "Bisakah Anda Membuatnya Lebih Kecil?" Percakapan
Setiap pekerja lepas mendengar ini. Klien tidak dapat mengunggah file, emailnya terpental, atau CMS kunonya memiliki batas 2 MB. Jangan hanya mengompres secara membabi buta – tanyakan untuk apa kompres tersebut. Untuk penggunaan web: kompres gambar dan mengubah ukurannya ke dimensi tampilan sebenarnya. Untuk email: kompres PDF atau berikan tautan unduhan sebagai gantinya. Untuk media sosial: ubah ukurannya ke dimensi yang direkomendasikan platform.
Penamaan File dan Organisasi
Bagaimana Anda memberi nama kiriman Anda lebih penting daripada yang disadari sebagian besar pekerja lepas. File bernama 'final_v3_revised_FINAL2.pdf' tidak memberi tahu klien apa pun yang berguna. Gunakan konvensi penamaan yang konsisten: nama proyek, jenis pengiriman, tanggal, dan nomor versi. Misalnya, 'AcmeCorp-Logo-2026-03-v2.pdf' segera mengkomunikasikan file tersebut, milik siapa, dan versinya.
Buat struktur folder khusus untuk setiap klien: satu subfolder untuk file sumber (format yang dapat diedit yang Anda simpan), satu untuk kiriman (format akhir yang Anda kirim), dan satu lagi untuk materi referensi yang disediakan klien. Ketika klien kembali enam bulan kemudian meminta revisi, Anda akan menemukan semuanya dalam hitungan detik alih-alih menggali folder unduhan yang berantakan.
Daftar Periksa Pengiriman
Dokumen: PDF untuk pengiriman, simpan DOCX untuk Anda sendiri. Foto/gambar: JPG untuk web (kualitas 85%, dimensi benar), resolusi penuh untuk dicetak. Logo: SVG + PNG (latar belakang transparan) + JPG (latar belakang putih). suara: WAV (master) + MP3 (pratinjau/distribusi). Video: MP4/H.264 pada resolusi asli. Selalu: Beri nama file dengan jelas ("ClientName_ProjectName_v2_final.pdf"), jangan pernah "final_FINAL_v3_realfinal.pdf"). Kirim file melalui tautan cloud untuk ukuran lebih dari 10 MB.