Freelancer's File Toolkit – Formate, die jeder Kunde erwartet, und wie man sie liefert
Der Kunde sagt: „Senden Sie mir die Dateien.“ Kein Format angegeben. Keine Größe angegeben. Sie haben aus schmerzhafter Erfahrung gelernt, dass dies bedeutet, dass sie möchten, dass jedes Format auf ihrem Computer funktioniert, in einer Größe, die ihre E-Mails nicht verstopft und genau so aussieht, wie sie es genehmigt haben. Hier erfahren Sie, wie Sie es jedes Mal ohne Hin und Her schaffen.
Dokumente: PDF ist Ihr bester Freund
Angebote, Rechnungen, Berichte, Verträge – liefern Sie immer als PDF, es sei denn, der Kunde wünscht ausdrücklich ein bearbeitbares Format. Ein PDF sieht auf jedem Gerät gleich aus, kann nicht versehentlich bearbeitet werden und schreit „professionell“. Beim Senden eines Word-Dokuments besteht die Gefahr, dass der Kunde eine fehlerhafte Formatierung sieht, weil er unterschiedliche Schriftarten installiert hat.
Für Rechnungen immer PDF. Bei Verträgen möglichst PDF mit Unterschriftsfeldern. Für Berichte PDF mit Inhaltsverzeichnis. Bei Vorschlägen – das ist wichtig – behalten Sie das Original-DOCX und senden Sie das PDF. Wenn sie Änderungen besprechen möchten, bearbeiten Sie das DOCX und senden ein neues PDF. Geben Sie einem Kunden niemals die bearbeitbare Version Ihres Angebots.
Bilder: Was und in welcher Größe gesendet werden soll
Für die Webnutzung (soziale Medien, Websites, E-Mails): JPG mit 85 % Qualität für Fotos, PNG für Grafiken mit Text oder Transparenz. Passen Sie die Größe auf die Zielabmessungen an – Senden Sie kein 5000 Pixel breites Foto für ein Website-Banner, das mit 1200 Pixel angezeigt wird. Es verschwendet ihre Bandbreite und sieht so aus, als ob Sie die Web-Bereitstellung nicht verstehen.
Für den Druck: Liefern Sie mit der höchsten Auflösung, die Sie haben, mindestens 300 DPI bei der endgültigen Druckgröße. TIFF oder hochwertiges JPG. Schließen Sie bei Logos immer das SVG-Format (Vektor) ein – es lässt sich ohne Qualitätsverlust auf jede beliebige Größe skalieren. Wenn der Kunde sagt „Ich brauche das Logo für meine Visitenkarte“ und Sie ein JPG mit 200 x 200 Pixeln senden, erhalten Sie eine frustrierte E-Mail.
Audio- und Videolieferungen
Für Audio (Podcasts, Voiceovers, Musik): Liefern Sie MP3 mit 320 Kbit/s für die endgültige Verteilung, WAV für alles, was der Kunde möglicherweise weiter bearbeiten muss. Wenn keine Angaben gemacht werden, senden Sie beides – eine WAV-Masterdatei und eine MP3-Datei zur einfachen Vorschau. Für Videos: MP4 mit H.264-Kodierung ist der universelle Standard. Es spielt überall. Rendern Sie mit der von Ihnen aufgenommenen Auflösung (normalerweise 1080p oder 4K) und teilen Sie dem Kunden vor dem Senden die Dateigröße mit – niemand möchte überraschend eine 5-GB-Datei herunterladen.
Das „Können Sie es kleiner machen?“ Gespräch
Das hört jeder Freiberufler. Der Kunde kann die Datei nicht hochladen, seine E-Mails werden zurückgesendet oder sein altes CMS hat ein Limit von 2 MB. Komprimieren Sie nicht einfach blind – fragen Sie, wofür es ist. Für die Webnutzung: Bilder komprimieren und die Größe an die tatsächlichen Anzeigeabmessungen anpassen. Für E-Mail: PDFs komprimieren oder geben Sie stattdessen einen Download-Link an. Für soziale Medien: Passen Sie die Größe an die empfohlenen Abmessungen der Plattform an.
Dateibenennung und -organisation
Wie Sie Ihre Leistungen benennen, ist wichtiger, als den meisten Freiberuflern bewusst ist. Eine Datei mit dem Namen „final_v3_revised_FINAL2.pdf“ teilt dem Client nichts Nützliches mit. Verwenden Sie eine einheitliche Namenskonvention: Projektname, Liefertyp, Datum und Versionsnummer. Beispielsweise teilt „AcmeCorp-Logo-2026-03-v2.pdf“ sofort mit, um welche Datei es sich handelt, wem sie gehört und um welche Version es sich handelt.
Erstellen Sie für jeden Kunden eine eigene Ordnerstruktur: einen Unterordner für Quelldateien (bearbeitbare Formate, die Sie behalten), einen für Liefergegenstände (endgültige Formate, die Sie senden) und einen für Referenzmaterialien, die der Kunde bereitgestellt hat. Wenn ein Kunde sechs Monate später zurückkommt und um eine Überarbeitung bittet, finden Sie alles in Sekundenschnelle, anstatt einen überfüllten Download-Ordner durchzuwühlen.
Checkliste für die Lieferung
Dokumente: PDF zur Lieferung, DOCX behalten Sie für sich. Fotos/Bilder: JPG für das Web (85 % Qualität, korrekte Abmessungen), volle Auflösung für den Druck. Logos: SVG + PNG (transparenter Hintergrund) + JPG (weißer Hintergrund). Audio: WAV (Master) + MP3 (Vorschau/Verteilung). Video: MP4/H.264 in Originalauflösung. Immer: Benennen Sie Dateien eindeutig („ClientName_ProjectName_v2_final.pdf“), niemals „final_FINAL_v3_realfinal.pdf“. Senden Sie Dateien über einen Cloud-Link für alles über 10 MB.