Kit de herramientas de archivos para autónomos: formatos que todo cliente espera y cómo entregarlos

Propuestas, facturas, informes, contratos: envíelos siempre en formato PDF, a menos que el cliente solicite específicamente un formato editable. Un PDF tiene el mismo aspecto en todos los dispositivos, no se puede editar accidentalmente y grita "profesional". Al enviar un documento de Word, se corre el riesgo de que el cliente vea un formato roto porque tiene diferentes fuentes instaladas.

Para facturas, siempre PDF. Para contratos, PDF con campos de firma si es posible. Para informes, PDF con índice. Para propuestas (esto es importante), conserve el DOCX original y envíe el PDF. Si quieren discutir los cambios, edita el DOCX y envía un nuevo PDF. Nunca le des a un cliente la versión editable de tu propuesta.

Para uso web (redes sociales, sitios web, correos electrónicos): JPG con 85% de calidad para fotos, PNG para gráficos con texto o transparencia. Cambiar el tamaño a las dimensiones de destino — No envíes una foto de 5000 px de ancho para un banner de sitio web que se muestre a 1200 px. Desperdicia su ancho de banda y parece que no comprende la entrega web.

Para imprimir: entregue con la resolución más alta que tenga, mínimo 300 DPI en el tamaño de impresión final. TIFF o JPG de alta calidad. Para los logotipos, incluya siempre el formato SVG (vector): se escala a cualquier tamaño sin pérdida de calidad. Si el cliente dice "Necesito el logo para mi tarjeta de presentación" y envías un JPG de 200x200 píxeles, recibirás un correo electrónico frustrado.

Para audio (podcasts, locuciones, música): entregue MP3 a 320 kbps para la distribución final, WAV para cualquier cosa que el cliente necesite editar más. Si no lo especifican, envíe ambos: un archivo maestro WAV y un MP3 para obtener una vista previa sencilla. Para vídeo: MP4 con codificación H.264 es el estándar universal. Suena en todas partes. Renderice con la resolución que tomó (generalmente 1080p o 4K) e informe al cliente el tamaño del archivo antes de enviarlo; nadie quiere descargar un archivo sorpresa de 5 GB.

Todo autónomo escucha esto. El cliente no puede subir el archivo, su correo electrónico rebota o su CMS antiguo tiene un límite de 2 MB. No se limite a comprimir a ciegas: pregunte para qué sirve. Para uso web: comprimir imágenes y cambie el tamaño a las dimensiones de visualización reales. Para correo electrónico: comprimir archivos PDF o proporcione un enlace de descarga en su lugar. Para redes sociales: cambie el tamaño a las dimensiones recomendadas de la plataforma.

La forma en que nombre sus entregables es más importante de lo que la mayoría de los autónomos creen. Un archivo llamado 'final_v3_revised_FINAL2.pdf' no le dice al cliente nada útil. Utilice una convención de nomenclatura coherente: nombre del proyecto, tipo de entrega, fecha y número de versión. Por ejemplo, 'AcmeCorp-Logo-2026-03-v2.pdf' comunica inmediatamente qué es el archivo, a quién pertenece y qué versión es.

Cree una estructura de carpetas dedicada para cada cliente: una subcarpeta para los archivos de origen (formatos editables que conserva), una para los entregables (formatos finales que envía) y otra para los materiales de referencia que proporcionó el cliente. Cuando un cliente regresa seis meses después solicitando una revisión, encontrará todo en segundos en lugar de buscar en una carpeta de descargas abarrotada.

Documentos: PDF para entrega, quédese con DOCX. Fotos/imágenes: JPG para web (85% de calidad, dimensiones correctas), resolución completa para impresión. Logotipos: SVG + PNG (fondo transparente) + JPG (fondo blanco). Audio: WAV (master) + MP3 (previsualización/distribución). Vídeo: MP4/H.264 en resolución original. Siempre: Nombra los archivos claramente ("NombreCliente_NombreProyecto_v2_final.pdf"), nunca "final_FINAL_v3_realfinal.pdf"). Envíe archivos a través de un enlace en la nube para cualquier tamaño superior a 10 MB.