Cách hợp nhất các tệp PDF trực tuyến miễn phí - Không cần phần mềm

Việc hợp nhất PDF đã trở thành nhu cầu cần thiết hàng ngày đối với hàng triệu người và các lý do được chia thành một số loại. Đơn xin việc và trường đại học hầu như luôn yêu cầu nhiều tài liệu được tải lên dưới dạng một tệp PDF - sơ yếu lý lịch, thư xin việc, bảng điểm và tài liệu tham khảo của bạn cần phải là một tệp. Quy trình công việc pháp lý và tài chính yêu cầu các tài liệu kết hợp để nộp: hợp đồng có phụ lục, tờ khai thuế có lịch trình hỗ trợ, yêu cầu bảo hiểm có ảnh và biên lai. Và trong công việc văn phòng hàng ngày, việc kết hợp các ghi chú cuộc họp, báo cáo dự án và xuất slide vào một tài liệu tham khảo chỉ là cách tổ chức tốt.

Điều khó chịu là hầu hết các hệ điều hành không có tính năng tích hợp sẵn để hợp nhất các tệp PDF. Windows không có công cụ gốc. Mac có Bản xem trước, hỗ trợ về mặt kỹ thuật, nhưng quy trình này không trực quan và dễ gây nhầm lẫn. Đó là lý do tại sao các công cụ trực tuyến tồn tại - để giải quyết một vấn đề đáng lẽ phải được giải quyết ở cấp độ hệ điều hành từ nhiều thập kỷ trước.

Quá trình với một sáp nhập PDF trực tuyến là đơn giản. Tải lên tất cả các tệp PDF bạn muốn kết hợp. Kéo chúng theo thứ tự bạn muốn — điều này rất quan trọng vì tài liệu cuối cùng sẽ tuân theo bất kỳ trình tự nào bạn đặt. Sau đó nhấp vào hợp nhất và tải xuống tệp kết hợp. Toàn bộ quá trình chỉ mất chưa đầy một phút đối với hầu hết các tài liệu.

Một số điều cần chú ý trong bước tải lên. Đảm bảo mọi tệp bạn đang tải lên thực sự là PDF. Nếu bạn có tài liệu Word hoặc hình ảnh được trộn vào, bạn sẽ cần phải trước tiên hãy chuyển đổi nó thành PDF. Hầu hết các công cụ hợp nhất sẽ không chấp nhận các tệp không phải PDF và những công cụ thường tạo ra kết quả không thể đoán trước với các định dạng hỗn hợp.

Thứ tự trang là nơi hầu hết mọi người mắc lỗi. Bạn tải lên năm tệp, nhấn hợp nhất và sau đó nhận ra phần phụ lục đã kết thúc trước phần giới thiệu. Trước khi hợp nhất, hãy suy nghĩ về thứ tự đọc của tài liệu cuối cùng. Đặt tên tệp của bạn bằng tiền tố số (01_cover_letter.pdf, 02_resume.pdf, 03_references.pdf) để sắp xếp mọi thứ ngay cả trước khi bạn bắt đầu quá trình hợp nhất.

Nếu bạn đã hợp nhất và thứ tự sai, bạn có hai lựa chọn. Bạn có thể hợp nhất lại theo đúng thứ tự, đây là cách tiếp cận rõ ràng nhất. Hoặc nếu bạn chỉ cần di chuyển một vài trang, bạn có thể tách PDF đã hợp nhất trở lại các trang riêng lẻ và sau đó hợp nhất lại chúng theo đúng trình tự. Phương pháp chia nhỏ và làm lại cũng có tác dụng khi bạn cần chèn các trang từ tài liệu này vào giữa tài liệu khác.

Việc hợp nhất các tệp PDF sẽ thêm các kích thước tệp lại với nhau — nếu bạn kết hợp năm tệp 2 MB, bạn sẽ nhận được khoảng một tài liệu 10 MB. Điều này quan trọng vì các tệp đính kèm email thường có dung lượng tối đa là 10-25 MB, nhiều cổng tải lên có giới hạn trong khoảng 5-20 MB và các tệp PDF lớn mở chậm trên các thiết bị và điện thoại cũ.

Sau khi hợp nhất, kiểm tra kích thước tập tin. Nếu nó vượt quá giới hạn mục tiêu của bạn, hãy chạy tài liệu đã hợp nhất thông qua một Trình nén PDF. Việc nén có thể giảm kích thước tệp xuống 50-80% tùy theo nội dung. Tài liệu có hình ảnh được quét bị nén đáng kể; các tài liệu nặng về văn bản nén ít hơn nhưng thường có kích thước nhỏ khi bắt đầu.

Các tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu sẽ không hợp nhất. Nếu bất kỳ tệp PDF nguồn nào của bạn bị khóa bằng mật khẩu, trước tiên bạn cần phải mở khóa chúng (giả sử bạn có mật khẩu). Hầu hết các công cụ hợp nhất không thể xử lý các tệp được mã hóa. Các tệp PDF được quét bị mờ. Điều này thường có nghĩa là quá trình quét nguồn có độ phân giải thấp. Việc hợp nhất không làm giảm chất lượng — nếu kết quả trông tệ thì bản gốc đã có chất lượng thấp. Tệp được hợp nhất rất lớn. Tài liệu được quét với hình ảnh có độ phân giải cao là thủ phạm thông thường. Nén sau khi hợp nhất hoặc quét lại ở mức độ phân giải thấp hơn (150 dpi là đủ cho hầu hết các tài liệu văn bản).

Dấu trang và mục lục biến mất. Hầu hết các công cụ hợp nhất trực tuyến không lưu giữ dấu trang từ các tệp PDF riêng lẻ vì việc kết hợp các cây dấu trang từ nhiều tài liệu sẽ tạo ra xung đột. Nếu bạn cần dấu trang trong tài liệu đã hợp nhất, bạn sẽ cần trình chỉnh sửa PDF trên máy tính để bàn như Adobe Acrobat để thêm chúng sau khi hợp nhất.

Hợp nhất là lựa chọn phù hợp khi bạn cần một tài liệu liên tục — ứng dụng, báo cáo, hóa đơn tổng hợp, tài liệu học tập. Nhưng đôi khi giữ các tập tin riêng biệt thực sự lại tốt hơn. Nếu bạn định gửi một tập hợp các tài liệu không liên quan (như thư mục dự án có thông số kỹ thuật, thiết kế và ngân sách), thay vào đó hãy cân nhắc việc nén chúng. Sau đó, người nhận có thể mở từng tài liệu riêng lẻ mà không cần cuộn qua bản PDF đã hợp nhất dài 50 trang để tìm phần ngân sách.

Nguyên tắc chung: hợp nhất khi các tài liệu sẽ được đọc theo trình tự. Giữ chúng riêng biệt khi người nhận cần tham khảo các tài liệu riêng lẻ một cách độc lập. Và luôn đặt tên rõ ràng cho tệp được hợp nhất cuối cùng — "Smith_Rental_Application_Complete.pdf" tốt hơn rất nhiều so với "merged(1)(1).pdf."